krewDataで請求書発行業務がぐんと楽になったお話

こんにちは、さとうです。

先日プライベートで香港に行ってきました。

はじめての香港だったのですが、食べ物はおいしいし、人は優しいし、

暖かいしで最高でした~。

街並みも一本違う道に入ると全く違う景色になるのが興味深いですよ💡

さとうはチャイナドレスを着て、アフタヌーンティー( 2時間並んだ )で楽しく過ごしたことが一番の思い出です✨

2時間並んだあとのウェルカムドリンクが染みました。

これから旅行にたくさん行って、世界各地の民族衣装を着てみたいです😋

ご存知ですか? 「krewData」

kintone周辺のプラグインで今いちばんHotなプラグインはkrewDataですよね!

まだご存じない方もいらっしゃると思いますので、まずはkrewDataがどんな製品なのかご紹介から💡

krewData🔗(クルーデータと読みます)は宮城県仙台市にあるグレープシティ🔗様が提供されているkintoneのプラグイン🔗です。

kintoneアプリのデータを自由自在に集計/加工/アプリ間結合できるのが特徴で、例えば予算アプリと実績アプリが別々で運用されている場合に、アプリ同士のデータを結合して「予実管理」が実現できるといったイメージです。

今までだったら、カスタマイズが必須だった部分をkrewDataを利用することで、エンジニアではない方でも操作できる範囲内で完結させることが可能になったのです!

私はエンジニアではありませんので、krewDataを使い始めてからkintoneがより身近に感じられるようになった気がします。

ちなみに昨年8月のブログにてグレープシティ様の訪問レポート🔗を書いております。オフィスがとっても素敵なんですよ~。

今回はkrewDataを利用した社内活用事例のお話


今日はkrewDataを利用したアーセスの社内業務についてご紹介しますね。

アーセスは現在はサイボウズ社とパートナー契約を締結しサイボウズ製品に関わるお仕事をしていますが、元々は(今も)お天気のシステムを受託開発している会社です。

こんなフローで請求書を作成していましたよ↓

アプリ構成は4つでとってもシンプル。

案件アプリ→請求アプリまではアクションでデータをコピーしながらレコードを作成。

受託開発ということもあり、細かく請求というよりも1案件分のまとまった額を請求しており、頻度が高くなく、手間もそこまでかからず、煩雑でもありませんでした。

サイボウズ社とパートナー契約を締結した後も、カスタマイズのお仕事を請け負っていましたので、従来の請求書発行方法で問題はありませんでした。

転機が訪れたのはプラグインの販売をスタートしてから

従来の請求書発行方法のままだと煩雑が出てきたのはプラグインの提供を開始してから。

時期でいうと、2017年11月に開催されたCybozu Days2017で「KOUTEI🔗」と「KANBAN🔗」をリリースした直後です。

ちなみに、翌年2018年にはKOYOMIをリリースしています。

理由は「月額」「年額」という考え方が生まれたからなんです。

今までは案件1つに対して請求書を1回発行すればよかったのですが、プラグインの月額や年額の場合は請求書を繰り返し発行する必要があるんですね。

また、お客様によっては 2つ以上のプラグインをご契約されるケースがあるので、その場合は1枚の請求書にまとめてお出ししなければならない。

その結果、こんな運用になりました。

プラグインの申し込みはFormbridge🔗で公開しているページ→プラグイン申し込みアプリにデータが登録されるようになっています。

新しく「顧客マスタ」と「契約アプリを」作成し、元々の開発案件とは切り離して情報を管理することに。

しかし・・・顧客登録と契約登録はアクションで問題なくできたのですが、請求アプリにデータを作るときに問題が。

アクション機能を利用すると新規で1レコード作成されてしまう為、お客様が複数プラグインを契約している場合、請求アプリにレコードが複数できてしまう・・・。

プラグインの契約がいくつあっても請求書は1枚にまとめて出したいのですが、レコードが分かれてしまうという状況に・・・。

kintone標準機能の限界点にぶつかったのでカスタマイズなどを検討したいところですが、その段階では、請求書アプリのサブテーブルに直接入力する方法をとっていました。

しかし、時間が経過すればするほどプラグインの契約数は増えていきますので、月末の請求書発行作業はどんどん煩雑になっていきました。

救世主 krewData現る

そんなアーセスの前に現れたのがkrewData。

2018年11月にリリースされたのを機に導入することに。

krewData導入後の請求書発行フローがこちら↓

申込アプリ→顧客マスタ、顧客マスタ→契約アプリへはアクションでレコードを作成。

その後、契約アプリ→売り上げアプリにレコードが作成されるのですが、ここは契約アプリにレコードが登録されると自動で売り上げアプリにレコードを作成、売り上げアプリにレコードが作成されると請求アプリに自動でレコード登録をする作りになっています。

この「自動」の部分を全て担ってくれているのがkrewDataです。

しかも・・・売上→請求アプリにデータを作成する際、同一顧客が複数プラグインの契約をしている場合には1レコードにまとめてくれています!

これによって、複数プラグインを1枚の請求書にまとめて出力することが可能になりました✨

※krewDataの仕様上、現在はサブ―テーブルに対応していない為、請求書アプリはサブテーブルを使わない作りにしています。

また、今まではプラグインと開発のお仕事の売上アプリを別々に運用していた為、リアルタイムで全体、課の売り上げを管理することができてなかったのですが、krewDataを利用して売上アプリに情報が更新されると案件アプリにデータが更新されるようになっています。

これによって、毎日前日までのリアルタイムの数字を把握することができるようになりました。(毎晩0時に更新処理がかかるようにしている)

krewData導入によって得られたメリット

1 月額、年額のように繰り返して請求書を発行することに対応できるしくみになった。

2 請求書を自動で作成できるようになった為、月末の処理時間が大幅に削減された。

3 契約管理アプリに正となる情報が登録されていれば、その後はレコードが自動で作成されるので、人的ミスを防げるようになった。

今後は・・・?

krewDataを導入してみて、結構色々なアプリに使えるなという印象を持ちました。

自分が運用しているアプリにも活用して、業務効率化を図っていきたいなと構想を色々練っているところです。

krewに関するブログは今回だけで終わらせるのではなく、シリーズ化して、様々な活用方法をご紹介していきたいと考えておりますので、また次回をお楽しみに🙌✨

では、今回も最後までお読みいただきありがとうございました!

また次回お会いしましょう!

プラグインで案件管理をもっと便利に!

キンスキ松井さんに描いていただきました!

こんにちは、佐藤です。

段々と春になってきましたが、仙台は雪が降る日もたまにあって、

春と冬を行き来しております⛄🌸

宮城には一目千本桜🔗と呼ばれるさくらスポットがあって、

わたしが1番好きなさくらスポットです♥

(佐藤の地元がすぐ近く)

川沿いに桜がズラーっと並んでいるので

「一目千本桜」という名前がつきました。

4月になると桜祭りが催されますので、ご興味がある方はぜひ。

今回は案件管理術についてご紹介!

kintoneの3大あるある活用業務でもある案件管理。

大切な情報が集まるだけに

標準機能では収まらないような場合も多々あるのではと思います。

今回はプラグインを利用した案件管理の活用例のご紹介です。

まずは、アプリの作成から。

今回はこんなアプリにしてみました◎

アプリ上部に取引先の基本情報を、

アプリ真ん中以降に案件の情報を登録する作りです。

今回は他のアプリで管理している見積情報や注文書、

請求書アプリの情報を

関連レコードで表示しています。

フィールドや関連レコードの数が多い場合に

悩みになるのが詳細画面が縦長になりがちということ。

今回は「タブ区切りプラグイン🔗」を使うことで

詳細画面をタブで区切って、より見やすくしています!

また、一覧画面を見やすくするため

案件管理アプリにKANBAN🔗を追加します。

KANBANは2月のバージョンアップでさらに便利になっています。

詳しくは前回の記事🔗をご覧ください🙌


一覧画面が一気に見やすくなった!

カード形式で表示しているので、

表形式よりも視覚的に各案件を見分けやすくなりましたね。

ズームするとこんな感じ↓

各案件ステータスごとに案件が何件あるかを各ステータスの上部に表示して、

(1つ目の赤く囲んだ四角)

ステータスごとの売上予算額の合計がいくらなのかを

各ステータスの下部に表示することができるようになりました。

(2つ目の赤く囲んだ四角)

カードを動かす(=案件のステータスを変更する)と

それに応じて件数や合計額が変化していきます。

また、標準機能ではレコードを縦にまたいだ集計

一覧画面上ではできないので、

KANBANを利用することで、

売上見込みを一覧画面上で把握しやすくなるというメリットがありますね♪

また、確度中、確度高、内示などのリストに絞って閲覧できますので、

ステータスの数が多くて横長になる場合にも便利に使えますね。

今回は詳細画面、一覧画面を見やすくするプラグイン2つのご紹介でした。

案件管理は日常的によく利用すると思いますので、

画面は見やすく分かりやすいのが一番です!

KANBANとタブ区切りプラグインを是非試してみたください^^

では、また次回お目にかかります😋✨

佐藤でした~!

kintone hive sendai vol.2

こんにちは、さとうです。

3月15日に仙台Rensaで開催されたkintone hive sendai vol.2に

行ってきました。

当日は150名を超える来場者で会場は満席。

今年で仙台の開催は2回目ですが、昨年よりもさらに来場者が増えているのを感じました🔥

また、hiveを楽しむために欠かせないのが、来場者の皆さんが書かれた当日のレポートです!皆さん、発表を聞きながら書いているのに、ものすごくクオリティが高い・・・!

今回は皆さんの素敵なhiveレポートをご紹介しつつ、hiveについてお伝えいたします💡

今年の会場は仙台Rensa


元々はライブハウスなどに使われているということもあり、

内装が非常に格好いい会場でした!

会場前に立ってご案内しているのはサイボウズ仙台営業所の田澤さん🙏

今年はリストバンドとナップザックが配られていました~。

hiveでしかもらえないのでレアだ。


今年の司会は仙台営業所所長の武田卓也さん!

最初にkintone hive の歩き方の説明や自己紹介がありました。

武田さん、今年はバイクで青森のねぶた祭りに行くらしいですよ!

緊張されたかと思いますが、素敵な司会でした(^_^)/

ユーザー事例

今年は6組の方が登壇されました!

・株式会社イエムラ様

・株式会社ミヤツー様

・税理士法人三部会計事務所様

・NPO法人 自閉症ピアリングセンターここねっと様

・株式会社弘前市薬剤師薬局様

・株式会社福祉のひろば様

ユーザー事例の流れは、

司会と握手 → 事例発表20分程 → インタビュー です。

司会と握手する感じが何ともカッコいいのです・・!

ユーザー事例は、アールスリーインスティテュート金春利幸さんが会場で発表を聞きながら書いたリアルタイムレポートがおススメ!

ジョイゾーさんはモーメントに当日の様子をまとめていますので、

こちらも必見ですよ!


グレープシティの菅原さんのまとめもすごく分かりやすいので、おススメ!


佐藤のイチオシ事例

私のイチオシ事例は三部会計事務所様です!

三部会計事務所様は今までAccessやExcelで行っていた業務をkintoneに乗せ換えることで、業務改善を図ったのだとか。

特にkrewsheet🔗を導入してからは、確定申告の時期に1か月かけて行っていた600件の案件がkrewsheetの一覧形式で見ることにより期限管理がしやすくなり、かなり効率化が図れたそうです。UIってすごい。

私が三部会計事務所様をおススメする理由はもう1つありまして、

「kintoneを楽しいことにも使っている」からです。

社内でおいしいお店の食べログを作っているのだそうです!


食いしん坊としては、見逃せない情報!

こういうのって社内のコミュニケーションを活性化するのにもすごくいいですよね。人数が多かったり、部署が違ったりするとなかなかお話する機会のない方ってたくさんいますし、kintone上で書き込んだり質問したりすることで、今まで距離が遠かった方ともぐっと近づける気がします^^

今年のグランプリは!?

ーーーーードラム音ーーーーーー

イエムラ様でしたーーー!

おめでとうございます!!

イエムラ様はステンレスを加工して、ドアや手すりなどを製造されています。

kintoneでは、案件の粗利率が悪いレコードを赤く表示することで目立たせ、「気付かなくて放置」を防ぐのに活用されています。

交通費申請などは社内のコミュニケーションを減らさない為にあえてシステム化せずにアナログを残しているのだそう。

イエムラさん、kintone AWARD本番でも頑張ってください・・・!!

イエムラ様の事例🔗はサイボウズ社の事例サイトに掲載されていますよ♪

最後に

kintone hiveに行くと「やっぱりkintoneっていいな~」って思いますよね。

今年は会場に行けなかった皆さんにもレポートやブログで会場の雰囲気が

伝わりますように・・・!

おまけ

お昼休みに外をお散歩していたら遭遇したのがこの方↓

キンスキ🔗松井さんでーす!(パネルしていないから「松井さん」でしょうかね!?)

この後アーセスにお越しいただきました!