krewDataで請求書発行業務がぐんと楽になったお話

こんにちは、さとうです。

先日プライベートで香港に行ってきました。

はじめての香港だったのですが、食べ物はおいしいし、人は優しいし、

暖かいしで最高でした~。

街並みも一本違う道に入ると全く違う景色になるのが興味深いですよ💡

さとうはチャイナドレスを着て、アフタヌーンティー( 2時間並んだ )で楽しく過ごしたことが一番の思い出です✨

2時間並んだあとのウェルカムドリンクが染みました。

これから旅行にたくさん行って、世界各地の民族衣装を着てみたいです😋

ご存知ですか? 「krewData」

kintone周辺のプラグインで今いちばんHotなプラグインはkrewDataですよね!

まだご存じない方もいらっしゃると思いますので、まずはkrewDataがどんな製品なのかご紹介から💡

krewData🔗(クルーデータと読みます)は宮城県仙台市にあるグレープシティ🔗様が提供されているkintoneのプラグイン🔗です。

kintoneアプリのデータを自由自在に集計/加工/アプリ間結合できるのが特徴で、例えば予算アプリと実績アプリが別々で運用されている場合に、アプリ同士のデータを結合して「予実管理」が実現できるといったイメージです。

今までだったら、カスタマイズが必須だった部分をkrewDataを利用することで、エンジニアではない方でも操作できる範囲内で完結させることが可能になったのです!

私はエンジニアではありませんので、krewDataを使い始めてからkintoneがより身近に感じられるようになった気がします。

ちなみに昨年8月のブログにてグレープシティ様の訪問レポート🔗を書いております。オフィスがとっても素敵なんですよ~。

今回はkrewDataを利用した社内活用事例のお話


今日はkrewDataを利用したアーセスの社内業務についてご紹介しますね。

アーセスは現在はサイボウズ社とパートナー契約を締結しサイボウズ製品に関わるお仕事をしていますが、元々は(今も)お天気のシステムを受託開発している会社です。

こんなフローで請求書を作成していましたよ↓

アプリ構成は4つでとってもシンプル。

案件アプリ→請求アプリまではアクションでデータをコピーしながらレコードを作成。

受託開発ということもあり、細かく請求というよりも1案件分のまとまった額を請求しており、頻度が高くなく、手間もそこまでかからず、煩雑でもありませんでした。

サイボウズ社とパートナー契約を締結した後も、カスタマイズのお仕事を請け負っていましたので、従来の請求書発行方法で問題はありませんでした。

転機が訪れたのはプラグインの販売をスタートしてから

従来の請求書発行方法のままだと煩雑が出てきたのはプラグインの提供を開始してから。

時期でいうと、2017年11月に開催されたCybozu Days2017で「KOUTEI🔗」と「KANBAN🔗」をリリースした直後です。

ちなみに、翌年2018年にはKOYOMIをリリースしています。

理由は「月額」「年額」という考え方が生まれたからなんです。

今までは案件1つに対して請求書を1回発行すればよかったのですが、プラグインの月額や年額の場合は請求書を繰り返し発行する必要があるんですね。

また、お客様によっては 2つ以上のプラグインをご契約されるケースがあるので、その場合は1枚の請求書にまとめてお出ししなければならない。

その結果、こんな運用になりました。

プラグインの申し込みはFormbridge🔗で公開しているページ→プラグイン申し込みアプリにデータが登録されるようになっています。

新しく「顧客マスタ」と「契約アプリを」作成し、元々の開発案件とは切り離して情報を管理することに。

しかし・・・顧客登録と契約登録はアクションで問題なくできたのですが、請求アプリにデータを作るときに問題が。

アクション機能を利用すると新規で1レコード作成されてしまう為、お客様が複数プラグインを契約している場合、請求アプリにレコードが複数できてしまう・・・。

プラグインの契約がいくつあっても請求書は1枚にまとめて出したいのですが、レコードが分かれてしまうという状況に・・・。

kintone標準機能の限界点にぶつかったのでカスタマイズなどを検討したいところですが、その段階では、請求書アプリのサブテーブルに直接入力する方法をとっていました。

しかし、時間が経過すればするほどプラグインの契約数は増えていきますので、月末の請求書発行作業はどんどん煩雑になっていきました。

救世主 krewData現る

そんなアーセスの前に現れたのがkrewData。

2018年11月にリリースされたのを機に導入することに。

krewData導入後の請求書発行フローがこちら↓

申込アプリ→顧客マスタ、顧客マスタ→契約アプリへはアクションでレコードを作成。

その後、契約アプリ→売り上げアプリにレコードが作成されるのですが、ここは契約アプリにレコードが登録されると自動で売り上げアプリにレコードを作成、売り上げアプリにレコードが作成されると請求アプリに自動でレコード登録をする作りになっています。

この「自動」の部分を全て担ってくれているのがkrewDataです。

しかも・・・売上→請求アプリにデータを作成する際、同一顧客が複数プラグインの契約をしている場合には1レコードにまとめてくれています!

これによって、複数プラグインを1枚の請求書にまとめて出力することが可能になりました✨

※krewDataの仕様上、現在はサブ―テーブルに対応していない為、請求書アプリはサブテーブルを使わない作りにしています。

また、今まではプラグインと開発のお仕事の売上アプリを別々に運用していた為、リアルタイムで全体、課の売り上げを管理することができてなかったのですが、krewDataを利用して売上アプリに情報が更新されると案件アプリにデータが更新されるようになっています。

これによって、毎日前日までのリアルタイムの数字を把握することができるようになりました。(毎晩0時に更新処理がかかるようにしている)

krewData導入によって得られたメリット

1 月額、年額のように繰り返して請求書を発行することに対応できるしくみになった。

2 請求書を自動で作成できるようになった為、月末の処理時間が大幅に削減された。

3 契約管理アプリに正となる情報が登録されていれば、その後はレコードが自動で作成されるので、人的ミスを防げるようになった。

今後は・・・?

krewDataを導入してみて、結構色々なアプリに使えるなという印象を持ちました。

自分が運用しているアプリにも活用して、業務効率化を図っていきたいなと構想を色々練っているところです。

krewに関するブログは今回だけで終わらせるのではなく、シリーズ化して、様々な活用方法をご紹介していきたいと考えておりますので、また次回をお楽しみに🙌✨

では、今回も最後までお読みいただきありがとうございました!

また次回お会いしましょう!

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