案件管理で求めることとは？

営業マンには必須のツール案件管理システム。
このブログを読んでいる多くの方はExcelやkintoneなどの製品を利用して管理をされているのではないでしょうか。
ちなみにアーセスはkintoneのユーザーですので、私は普段kintoneで案件管理をしています。

みなさんは案件管理の目的はどこに置いていますか？
大事だと思うことを考えてみました💡
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・案件の確度ごとに個人やチームの見込み額/案件数を把握したい
・把握した金額を元に、予算達成のために優先度を決めたい
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では、kintoneで案件管理を行う場合に上記２つの管理がどのように行われるのでしょうか。実際の利用シーンに当てはめながら考えていきましょう！

一覧表示での管理は一画面で一度に多くの情報が得られることがメリットですが、一方で視覚的に情報を捉えにくいのがデメリット。例えば、各案件の状況を把握したい場合にはどんな方法を使いますか？

下の図のように、案件が一覧で並んでいて、左端の案件ステータスを目視で追いながら案件名と担当者を照らし合わせて確認する、ときっとこんな流れですよね。
必要な情報は表示されているものの、見る人の頭の中で情報を処理する必要が出てきてしまう・・💡

案件ごとの金額を知りたい場合はどうでしょう。
きっと【確度別案件金額】などグラフに切り替えて見るのではないでしょうか。

例えば上期の売上予算が2,000万円だとします。下の図ですと「Close」と「受注」ステータスを単純計算して1,585万円足りない状況だということが分かります。その場合は、「内示」や「確度高」、「確度中」などの一覧に切り替えて「どの案件の優先度が高いだろう」と個別で判断しますよね。

けれど、実際に営業活動をされる時はどうでしょうか。
案件の一覧で各ステータスの金額や進捗を確認しながら、「この案件が受注になれば目標達成だ」とか「この案件は今月ではなく来月にとっておこう」など、個別の案件を見て調整を図りたいものですよね。

一覧やグラフを切り替えながら総合的に判断する方法ですと、現状を知ることに時間を割いてしまうわけですから、それだけ営業戦略を立てることに時間をかけるということになります。

ホワイトボードで管理したらどうだろう？

では、どうしたら案件状況を一目で把握できるのでしょうか。ポストイットや付箋を使ったホワイトボードでの管理にそのヒントが隠れていました。

多くの方は一度は経験されたことがあるポストイットや付箋での管理。一度に多くの情報を見ることができる上に、進捗ごとに分けて情報を見ることが可能。変更時にはポストイットや付箋をはがして移動させるシンプルな方法ですので、簡単に利用できるのが特徴。

よくある使い方としては、タスクや案件を１枚の紙として、進捗があればどんどん紙を次のステータス(横方向)にずらしていく方法ですね。 ホワイトボードでの管理は同じ属性を持ったデータをグルーピングすることができるんです。

この良さをkintoneで実現することができるのが「KANBAN(かんばん)🔗」です。kintoneは基本的に一覧表示で情報を管理するものですが、KANBANを活用することで、kintoneの良さを残しながら、KANBANのメリットをプラスすることが可能に。

カンバン方式で案件を効果的に管理しよう！

こちらが実際のKANBANの画面です。
案件の進捗(ステータス)がそれぞれ縦方向で表現されていて、案件１件(レコード１件)がカード１枚で表されています。

KANBANを活用することで、最初にお話した案件の進捗の把握が一画面で行えるように。

例えば、先程と同様に上期の全体の売上が2,000万円である場合には下の図のように。ステータスごとに案件をグループ分けして表示し、これからの戦略を考えるために確度中～内示ステータスまでの案件を見ながら優先度を決めていきます。見込み時期の表示がされているので、9月末など期の切替わりのギリギリの時期に設定されているものは注力しないなど方針を決めていけるように。

また、KANBANはカスタマイズビューを複数設定することで異なる条件のビューを作成することが可能です。個人ごとに閲覧したい場合には個人ごとの一覧を、時期を絞って閲覧したい場合には条件を変更して一覧を作成することで情報量を絞ることが可能です。

KANBANの特徴
▼ステータスごとにグループ分けして案件を管理できる
▼カードはドラッグ&ドロップで簡単に操作

■活躍するシーン
・今月の確度ごとの売り上げ額が見たい
・今月末が見込み時期の案件の進捗が見たい
・決算に向けて、今月注力すべき案件が知りたい
・案件の優先度を判断したい

いかがでしょうか😏
ぜひKANBANを活用して案件の管理をしてみてくださいね。

▼KANBAN製品ページ
　 https://smartballoon.jp/kintone/plugins/taskmanagement

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【おまけ】
最近ミントにハマっています🍀
私は実家が割と田舎の方にあって、母が庭でミントを育てているのですが、久しぶりに摘んでみたら、「こんなにいい香りだったかな～」と新しい発見でした💡
ミント風呂が癒されるので、おススメです～👼