kintone hive大阪 レポート

こんにちは、さとうです。
各地でkintone hiveが開催されていますね^^
今回は5月23日(木)になんばHatchで開催された
kintone hive osaka vol.7 」のレポートです!

▼kintone hiveとは?
 日頃から業務の中でkintoneを活用しているユーザーが
 一堂に会し、業務改善プロジェクト成功の秘訣や
 活用のコツをそれぞれの視点で解説。
 貴重なノウハウやアイデアを交換するリアルイベントです。
kintone hive公式ポータルサイト
https://kintone.cybozu.co.jp/jp/event/hive/

今年の会場は なんばHatch

昨年まではグランフロントで開催されていたkintone hive大阪ですが、今年はなんばHatchへ会場を移しての開催となりました。
司会は関西営業・マーケティング統括の玉田さん。とってもさわやかでした!

社長のポケットは宝の山

登壇されたのは赤いメガネ∞ がチャームポイントの高正工務店 西垣さん。

初めてのシステム導入


高正工務店様は新築工事や増改築、リフォーム、不動産買取を主な事業とされている創業20年の工務店。
西垣さんが転職して、社長にToDoを聞いたところ裏紙に書いてあるやることリストが出てきたり顧客リストを訪ねるとケータイ電話が渡されたという。西垣さんは前職の経験から情報の蓄積の必要性を感じていたので、まずは社内にシステムが必要だと感じ動き出したのがそもそものkintone導入のきっかけに。

求めるシステムは、費用の負担が少なく、使いながら改善でき、スマホやPCで利用できる製品。色々探していたところ、kintoneがマッチしそうだということで導入へ踏み切った。

効果はすぐに現れた

kintoneは主に問い合わせと案件の管理に活用している。
導入してすぐのころに三重県に台風が直撃した。従来のやり方ではお断りしたり、受けても情報が整理されない為にうまく対応ができていなかった。しかし、問い合わせが普段の10倍の100件程集中したにもかかわらず、kintoneに情報を登録したところ、損害状況によって優先度をつけて対応できるようになり、その後リノベーションなどの新しいお仕事に繋がったケースまで。

また、案件の情報と一緒に請求情報を管理している。本来ならば、案件アプリと請求アプリの2つに分けるパターンが多いが、アプリの数が増えることで現場が混乱しないようにあえてその形をとっている。しかし、1つのアプリの情報を持たせすぎると視認性が落ちる為、kintoneの標準機能である一覧🔗やラベル🔗を活用することで、情報を識別しやすく工夫されている。

感想
あえてアプリを分けずに、利用者が活用しやすいよう意識されてアプリ設計をしている点がとてもいいなと思いました。一覧をうまく活用することで情報の識別をしやすくされているのもポイントですよね!
次はポケットから何が出てきて、システム化されるのかが楽しみです🙋

kintoneで実現する営業改革

登壇されたのはロジカルなプレゼンが印象的なバンドー化学 小林さん。

攻めの営業スタイルへの変革


バンドー化学様は神戸で産業用ベルトの生産や広告用のフィルム、ロボットの手先の素材を生産されている。拠点は全国に跨って多くあるが、 元々は全国にあった会社が統一されて今の形になったという経緯があり、仕事のやり方や書類のフォーマットが統一されないことが悩みの1つだったそう。

また、商品の引合いがとても多いのが特徴で、「待ち」の営業スタイルになってしまう傾向があり、営業支援システムを導入することで「攻め」の営業スタイルに変革していく取り組みがkintoneを導入するきっかけとなった。
実はkintoneを導入する前にSalesforce🔗を導入していた時期があったが、全社に浸透せず失敗に終わってしまった過去がある。このことから、今回のシステム導入は「必ず成功させる」というのが「攻めの営業スタイルへの変革」と並ぶ大きなテーマとなった。

情報が全社で活用され始めた

顧客情報は名刺管理サービスsansan🔗と連携し、顧客名が正しく入るように工夫した。お客様先でプレゼンの機会があれば資料をkintone上で共有し、後から他の社員が同業種での提案内容・状況をkintone上で検索し、同業種での提案の勘所を掴むことができる。また、コメント機能🔗を活用することで前任者からのアドバイスを得ることができた。顧客情報のノウハウの蓄積は潜在的に求められていたようで、導入当初から活用度がとても高い。

また、拠点ごとに作成している週報は支店長が精査し、経営層にも共有されるようアプリを設計。今までは届かなかった現場の状況が伝わることでリアルタイムの情報を見ながら営業施策が打てるように。

順調に思えるkintoneの活用。小林さんが縁の下の力持ちとなり、全国を回りながら根気強くサポートをすることで浸透度を高めたのだそう。
また、kintoneを導入するだけではビジネスチャンスは増えないが、タスクが見える化されることでマーケティングに活用できるようになったことが結果的に利益増加に繋がっているのだという。

感想
小林さんが各拠点を回りながら根気強くサポートされたそうで、「布教」がうまくいった成功事例だなと感じました。kintoneを導入する際にはkintoneを普及させる「キーマン」のような方がいらっしゃると浸透度も高くなりそうですね。
小林さんが冒頭に「初心者にレクサスはいらん。軽自動車でもたくましく走れるスズキのジムニーみたいなのがいい。」とkintoneのことをうまく表現されていて、おじょうずでした♪

定着率90%以上の”ガッチング”を目指して

登壇されたのは、クリエイティブな雰囲気のドリームラボ 塩崎さん。

洋菓子業界で求められる顧客対応


ドリームラボ様は飲食業界やパティシエに特化した人材紹介サービスを展開している。パティシエというと、おしゃれで華やかなイメージがあるが、実際には力作業やルーティン業務も多い為、転職者が多いのが現状。

通常の人材紹介サービスでは、求職者と求人者に対して別々の担当がついてマッチングする場合がほとんど。しかし、洋菓子業界の転職は希望業態(個人店、ホテル、企業)や将来の夢などを詳しくヒアリングした上でマッチングする必要がある為、求人者のどちらも同じ営業担当がヒアリングを行うことでより両者の希望が叶うマッチングを実現しているのだそう。
営業1人当たりが担当する案件は月に200件程。案件数が多く、属人化しがちで、マッチングするまでの経緯がブラックボックス化なのが課題。また、新人社員が入社すると、社員同士の経験値に差がある上にノウハウを共有することができないことが課題として浮き彫りになった。

1.5か月でスピーディーに構築

kintoneを導入する前にはSalesforce🔗をしていたことがあるが、すぐに使いこなせず、実際に操作していただのは数名でほとんど浸透しなかったのだという。また洋菓子業界の業務フローは独自性が強い分システムも柔軟に変更できることが必須。kintoneを試したところ、自社で手軽にカスタマイズできる点がマッチしており、社内で活用の模索が始まった。

よく使われているのは、kintoneの アクション🔗機能 。複数のアプリを感じさせることで利用者にkintoneが複雑であるという印象を与えないないよう、1つのアプリから流れるように次のアプリにデータが渡っていくよう設計。選考状況は関連レコード🔗を利用し、1つのアプリから状況が参照できるよう工夫。今まで見えていなかった情報が見えるようになった。

1.5か月で構築できたのは単にkintoneがスピーディーに構築できるからだけではなく、gusuku Customine🔗の存在が一役買っている。例えば、洋菓子屋さんはフランス語などの難しい名前が多いので、検索時に入力するのが意外と大変。住所や名前などキーワードで簡単に検索がかけられるように検索窓の構築をCustomineで行った。塩崎さん曰く、「子供のプログラミングゲームのように操作すれば、簡単に作ることができた。」とのこと。

Customine活用事例
 https://www.r3it.com/case/dream-lab/

感想
アクションを使うことで複数のアプリを意識させない設計にされた点が参考になりました。例えば顧客アプリに、「案件を登録する」「対応履歴を登録する」というアクションボタンがあれば、やりたいことに応じてスタートのアプリが変わることがないので、混乱が少なく済みそうですね👼
kintoneそのもののカスタマイズできる機能とCustomineをうまく併用されてスピーディーに構築された参考になる事例でした!

プラグイン・連携サービス 駆使してkintoneレベルアップ

登壇されたのは 京都メディケアシステムの瀧村さん。

スピーディーな空き状況の確認

京都メディケアシステム 様はリハビリの病院、老人ホーム、介護施設を運営されている。通常は救急と療養施設が併設されているが、京都メディケアシステム様は回復期のリハビリテーションのみで運営されており、全国でも珍しい形態。
その為、外部から紹介の患者さんは全体の99%を占めているという。しかし、京都市内の回復期のベッド数はどんどん増えており、紹介時に選んでいただくアピールポイントが必要となった。kintone導入前は、外部から入院できるか問い合わせがある際に、空き状況がすぐに分からず受け入れまでに時間がかかっていた。患者さんをお待たせする時間が長いとキャンセルされる場合があり、この課題を解決することで、病院のアピールポイントを作りたいという思いからシステム導入を決めたのがkintoneに出会うきっかけとなった。

kintoneをパワーアップさせる達人


早速kintoneを使い始めたはいいが、元々ベッドの空き状況はExcelで管理されていた為、視認性が落ちたのを感じたそう。例えば、患者さんの状況に応じてセルの色を変更する条件付き書式のような使い方。これは、条件書式プラグイン🔗ですぐに解決することができた。同様に瀧村さんはkViewer🔗を利用して空き状況を外部に公開したり、PDFプレビュープラグイン🔗で職員のPCにPDFが保存されないようにするなど、様々なプラグインや連携製品を駆使してkintoneをパワーアップさせてきた。

実は瀧村さん、kintone好きが高じてTwitterでkintoneに関する情報を発信するアカウントを作成した。kintoneのユーザーやサイボウズ社員、パートナーと繋がり、プラグインや連携製品の知識はさらに増えたという。また、kintoneならではの悩みや使い方のコツを共有しあえるのも楽しみの1つのよう。
★瀧村さんのTwitter  https://twitter.com/kinbozuu

瀧村さんをkintone好きにさせただけではなく、kintoneを導入した結果、外部からの問い合わせ時にかかる日数に変化が現れた。現在、受け入れまでに平均7日かかっている。全国平均は11日なので、とてもスピーディーであることがいえる。また、当初は事務職員のみでの活用だったが、看護師さんたちにもアカウントを付与し、病院全体で情報を共有することに成功した。

kintone導入事例
  https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/shimizukai.html

感想
あらゆる手段を駆使してkintoneをより便利にする熱い瀧村さんですが、元々は体育大出身でITは全く縁がないものだったそうです。業務改善を叶えつつ、ご自身も楽しんでkintoneを活用されていている点が素敵だと思いました🙌✨

伊勢からITで日本を元気にするために

登壇されたのは、コムデックの生田さん。

情報共有ができていない危機感


コムデック様はkintoneのユーザーであり、kintoneを提案する立場でもあるIT企業。しかし、自社でITツールを紹介しているにもかかわらず、過去のお客様への提案や対応内容が一元管理されていなかった。「あの件どうなっているの?」にその場で回答できていないことに気が付いたのがきっかけだった。kintoneは元々契約はしていたものの活用しておらず、これを機に徹底的に活用することが社内での目標となった。
元々個人ごとに情報の管理は行ってはいたものの、管理するツールがバラバラだた為、kintoneを活用すると決めてからは、すべてkintoneに情報を集約するようにルール化した。

属人化からの脱却と標準機能の徹底活用

導入当初はExcelと比較した優位性が見えなかったそうだが、関連レコード一覧などkintoneの標準機能を使いながら、徐々にkintoneの良さが分かっていったそう。例えば、アプリを別々に作成した場合、他のアプリの同一顧客の情報を見るためには関連レコードを利用して参照することが可能。コムデック様では、 例えば「アーセス」という顧客に関する 全てのアプリの情報を集約して閲覧するために作成した専用のアプリがあるのだそう。出先で現在の状況を聞かれた際には専用アプリのレコードを確認して、複数のアプリにまたがる情報をすぐに回答することができるようになった。
また、ハードウェアの管理をホワイトボードで行っていた部署では、kintoneの編集時の操作が馴染まなかった。そこで、KANBAN🔗 を活用することで操作を簡単にし、ホワイトボードからkintoneへの乗り換えに成功。

Twitterアカウント
  https://twitter.com/comdec_cloud

感想
当日拝見するまで全く知らなかったのですが、アーセスのKANBANをご紹介いただけたことが、個人的にはとても嬉しかったです。お客様の生の声を聞かせていただくと、勉強になる部分がたくさんありますね!自社の製品が誰かの業務を楽にした事例が聞けたことに感動しました✨

グランプリは誰の手に?

京都メディケアシステムの瀧村さんでした!おめでとうございます!

瀧村さんは11月に東京で開催されるkintone AWARDにて、登壇される予定です。瀧村さん、東京会場でも頑張ってくださいね!

サブテーブルとルックアップの困ったを解決!

こんにちは、さとうです!

少し前のお話ですが、4月の後半にお花見に行ってきましたので、皆さんに少しだけシェア🌸
(すごく寒くてダウンを着て行きました!)
皆さんはどんな桜を見ましたか?

今回はサブテーブルとルックアップのお話

アーセスでは、KOYOMI🔗、KOUTEI🔗、KANBAN🔗のように月額/年額でご提供している製品の他に、買い切り3万円(初期費用のみ)でご提供している製品が5つあります。
今回はその中の1つ、「サブテーブルルックアッププラグイン」のご紹介です。

kintoneのルックアップを便利にしよう

kintoneのルックアップ機能は大変便利ですが、サブテーブルとの相性がイマイチ・・。
というのも、サブテーブルはルックアップ元のフィールドとして指定できないんです。

【参考】
「コピー元のフィールド」で指定できるフィールド
 https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/form/lookup/copy_from.html

「サブテーブルを使ってアプリ作っちゃったよ・・・」
なんてお困りの方もきっといらっしゃいますよね。。
サブテーブルに情報を登録する作りのマスタアプリってたくさんあるだろうなと思います💡

▼例えば取引先情報
 アプリの通常フィールド(親部分)には取引先の会社情報が、
 テーブル部分には担当者名がズラーっと登録されている。
 案件アプリや日報などで顧客マスタからルックアップする際に、
 サブテーブルに登録されている担当者を選択したいですよね~。


だいじょうぶ!プラグインで解決だ!

kintoneの標準機能の限界点にぶつかったらプラグインの出番ですよ!

今回ご紹介するのは「サブテーブルルックアッププラグイン🔗」。
その名の通り「サブテーブルに登録されている情報をルックアップする」プラグインです。

プラグインを適用すると、下の画像のようにサブテーブルの値をルックアップする用のボタンが表示されます。
これにより、通常のルックアップを取得→サブテーブルを取得の順でサブテーブルのデータがルックアップできるように。

お試しを活用してみてくださいね!

アーセスのプラグインはすべて30日間のお試しがありますので、サブテーブルのルックアップ問題にお困りの方はこの機会にぜひお試しください🙏✨

■アーセスプラグイン製品ページ
  https://smartballoon.jp/kintone/plugins

最後までお付き合いいただきありがとうございました!
また次回お会いしましょう( ◠‿◠ )

※このブログは2019年5月現在の情報を元に作成しています。

プラグインパックをフル活用しよう!


こんにちは、さとうです。

最近スイーツにハマっています。
仙台に住んでいながら今まで食べたことがなかったのですが、玉澤総本店🔗さんの黒砂糖まんじゅう🔗がとってもおいしいですよ~🙏✨
表面がぷにぷにしていて、はじめての感じ・・・!
ミニサイズのタイプがころんとしててかわいい♥
実店舗は仙台のみのようなので、仙台にお越しの方はぜひ~!

今回はジョイゾーさんのプラグインのお試し

ジョイゾー🔗さんのプラグインパックをご存知でしょうか?

ジョイゾーさんでは、現在11個の有償プラグインをリリースされており、
3つの価格コースでの展開を行っています。
必要なプラグインだけを購入可能な「1プラグイン利用」をはじめ、
2つ分の価格で3つのプラグインが利用できる「プラグインパック3」、
すでにリリースされている11個+ 今後リリースされるプラグインが全て使い放題になる「プラグインパック使い放題」と、お客様の用途に合わせて価格コースを選べるようになっています!


でもでも、せっかく複数のプラグインを利用するなら、自社のアプリにハマって、かつ汎用的に使えるものでなければ困りますよね!
今日はそんな思いにこたえるべく、佐藤による「ジョイゾーさんの『プラグインパック3オススメ組み合わせ』」をご紹介します!

プラグインパック3を使って案件管理を便利にしよう!


今回利用するプラグインがこちら!
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・ユーザー/組織別初期一覧設定プラグイン
・ルックアップコピー元登録プラグイン
・テーブル編集ビュープラグイン
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

これらのプラグインを案件管理で使う様々なアプリに適用しながらジョイゾーさんのプラグインの可能性を探っていきましょう!

まずは「案件管理」アプリを下記のようなフィールドで作成します。


一覧を切り替えるのがちょっぴり億劫問題

さっそく作成した案件管理アプリに情報を登録し始めたのですが、ここで問題が。

kintoneは、アプリにアクセスした際、利用ユーザー全員に対して同じ一覧が表示されるのですが、実は各自見たい情報が異なるので、毎回一覧の切り替えが必要となってしまい、利用者の「めんどくさい」ポイントになりがち…

よくよくヒアリングしてみると、「業務でどんな役割を持っているか」で、
どんな情報を見たいのかが分かれることがわかってきました。

例えば、
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ーー
「社長は会社全体の案件が見たい」
「部長は自分の部署の今年度案件を見たい」
「総務部は今月請求書を発行する案件を見たい」
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ーー

初期表示の一覧を「担当者をログインユーザーにする」などにしても解決できなそう。
こんな時に便利なのが、「ユーザー/組織別初期一覧設定プラグイン🔗」!!
下の図のようにプラグインで設定を行うと、ユーザーや組織によって初期表示する一覧を変えてくれる優れもの✨

※ちなみに、組織コードはファイルから読み込むときに利用できるので、必須ではないのですが設定しておくとなにかと便利です◎

ユーザーや組織に応じて初期表示する一覧を変えることに成功。
一覧の切替、地味に面倒ですよね。
KANBANなど他のプラグインのカスタマイズビューも初期表示一覧として使うことができましたよ~😎

■他の用途で使うとしたら・・・
 ・日報で営業部の人には営業部の日報を表示し、
  社長には全ての部署の部長以上の方の一覧を初期表示したい場合。

 ・顧客マスタ
  仙台駅前店には仙台駅前店の顧客のみを
  東京駅前店には東京駅前店の顧客のみを初期表示したい場合。
  →場合によっては店舗ごとにアクセス権をかけても良いかもしれませんね。


顧客アプリに顧客を登録していないので、案件管理アプリでルックアップできません問題


このお悩みがある方、結構多いのではないでしょうか~?
ルックアップはとても便利だけど、そもそもルックアップされるアプリにデータがないとだめ。

だけど、議事録的なフィールドがあると顧客を登録する前に案件などの詳細情報を登録するなんてこと結構ありますよね。
(住宅展示場でヒアリングした内容を議事録として登録→顧客登録など。)

そんな時に便利なのが、「ルックアップコピー元登録プラグイン🔗
設定するとなにやら詳細画面に変化が・・!


上の図の赤く囲んだ部分にボタンが新しく増えている。
ポチっと押してみると顧客アプリに顧客登録ができる模様。


しかも、顧客登録後は案件アプリ側で自動でルックアップまでしてくれましたよ~。


ルックアップできない問題は、案件管理アプリ上で顧客を登録して無事解決。

■他の用途に使うとしたら・・・
 ・日報(工数入力)
  登録する際にプロジェクトを選択して入力したいけど、
  まだ案件アプリに案件を登録していない場合。

 ・商品マスタからルックアップして商品を登録したいけど、
  商品が未登録の場合。

入力すべき項目が分からないです問題

案件管理って社内のルールと密接に結びついているなと個人的に思っています。

例えば、
「案件のステータスが確度低以上になったら金額は必須」や
「案件のステータスが受注になったら受注日は必須」    など。

社歴が長い方なら当然のごとく分かると思うんですが、
例えば新入社員の方が色々覚えている時に、
「案件管理でこのステータスならこのフィールドは必須」
などと覚えるのって結構大変だと思うんです。
また、知ってる知らないに依存してしまうのも困りもの。

ですので、プラグインの出番。
今回は「条件付き入力制御プラグイン🔗」を使いますよ!
設定を下記のように行うと、、

入力時に条件に応じて制御できるようになりましたね!かんたん!


これで「知ってる・知らない」「忘れた・覚えてた」に依存せずに案件の情報を管理できそうですね。

■他の用途に使うとしたら・・・
・タスク管理アプリ
  タスクのステータスを管理していて、「タスク完了」ステータス時には
  対応内容を記載する文字列フィールドを必須にする。

 ・旅費申請アプリ
  移動区分を「レンタカー」と選択する場合は、
  「高速道路代」を必須で入力させる。

ジョイゾーさんのプラグインは汎用的に使えるのが魅力

いかがでしたか?
kintoneプラグインは、1つのプラグインを複数のアプリに適用できます。
ジョイゾーさんのプラグインは汎用的に利用できるというのが魅力なので、アプリパックをご利用いただくとその効果がさらにアップ&お得にアプリの使い心地をアップ🙌✨

詳しくはジョイゾーさんのホームぺージ🔗をご覧くださいませー!

最後までお読みいただきありがとうございました!
また次回お会いしましょう(●^o^●)

サイボウズ Office のスケジューラーと KOYOMI を比べてみた。

この画像には alt 属性が指定されておらず、ファイル名は e981a0e897a4e38195e38293.jpg です


こんにちは、遠藤です。

このブログでは「はじめまして」ですね。

弊社的に期も変わったところで心機一転、今期からはブログの執筆にも力を入れていこうかと思い立ったので早速一発目を。

個人的に避けては通れぬスケジューラーのお話。
2019年2月に kintone 向けのスケジュール管理プラグイン「KOYOMI🔗」をリリースさせていただきました。

■KOYOMIの特徴
kintone 向けのプラグインですのでもちろん用途は自由ですが、
kintone を意識せず、純粋にスケジューラーとしてご利用いただくことを
イメージしています。
KOYOMI の専用ビュー上から登録・変更・削除の全ての操作が可能ですね。

何かと比較するのが分かりやすいかなと思っていたところ、
ジョイゾー🔗さんが同じ kintone 向けプラグインである「カレンダーPlus🔗」との比較記事を書いてくださいました。

■KOYOMIとカレンダーPlusを比較してみた
 https://www.joyzo.co.jp/blog/7432

なので、私は大物を攻めてみようかと。
比較のターゲットは言わずと知れた国内トップシェアのサイボウズOffice のスケジューラー。

■サイボウズOffice
 https://products.cybozu.co.jp/office/


まずは登録・編集系の機能から

この画像には alt 属性が指定されておらず、ファイル名は 837-1.png です

KOYOMI の「×」を拾ってみましょう。
個人的には KOYOMI に「空き時間の確認」の機能が無いのが痛いところ。
参加者と施設を選択して登録する前に全部が調整できてるか確認できる機能ですね。
今後の KOYOMI の巻き返しに期待 笑


では次に表示系

この画像には alt 属性が指定されておらず、ファイル名は 838.png です

若干 KOYOMI に「×」がありますが個人的にはあまり利用頻度の高くない表示な気がしています。

ここで KOYOMI 固有の機能についても少々触れておきましょうか。

■ スケジュール参加者の時間重複禁止の設定
 施設では時間が被っているときに
 登録できない制御がかかることは良くありますが、
 KOYOMI ではスケジュール参加者の時間が被っているときに
 登録ができないように制御
することができます。
 ※施設も参加者も制御するかどうかを選択することが可能です。


■ KOYOMI独自でユーザー、組織、施設を保有
 当然ログインして利用することが出来るのは
 kintone(cybozu.com)のアカウントを保有する方に限られるわけですが、
 KOYOMIではKOYOMI上に表示するユーザー、組織、施設を独自に
 設定
することができます。
 例えばアルバイトの方のシフト管理など、
 kintoneアカウントは付与しないけどスケジュールは
 管理したいときに有効です。

良いところばかり語っても仕方ないので、最後に KOYOMI の弱点を。

■ kintoneのプラグインであるということ
 KOYOMI は kintone のプラグインですので、
 当然データの取得時などAPIを利用します。
 API には利用制限🔗がありますので、
 例えば大量ユーザーでの利用時など制限に抵触する可能性があります。
 ※参考値として300ユーザー程度までを推奨としております。


■ モバイル
  モバイルには対応していません。
 「まだ」モバイルには対応していません。
 「今のところ」モバイルには対応していません。

おわりに

いかがでしたでしょうか?
もしご興味をお持ちいただいた方いらっしゃいましたら、30日間のトライアルもご用意しておりますので、是非お試しください。

お試しはこちら🔗から。


krewDataで請求書発行業務がぐんと楽になったお話

こんにちは、さとうです。

先日プライベートで香港に行ってきました。

はじめての香港だったのですが、食べ物はおいしいし、人は優しいし、

暖かいしで最高でした~。

街並みも一本違う道に入ると全く違う景色になるのが興味深いですよ💡

さとうはチャイナドレスを着て、アフタヌーンティー( 2時間並んだ )で楽しく過ごしたことが一番の思い出です✨

2時間並んだあとのウェルカムドリンクが染みました。

これから旅行にたくさん行って、世界各地の民族衣装を着てみたいです😋

ご存知ですか? 「krewData」

kintone周辺のプラグインで今いちばんHotなプラグインはkrewDataですよね!

まだご存じない方もいらっしゃると思いますので、まずはkrewDataがどんな製品なのかご紹介から💡

krewData🔗(クルーデータと読みます)は宮城県仙台市にあるグレープシティ🔗様が提供されているkintoneのプラグイン🔗です。

kintoneアプリのデータを自由自在に集計/加工/アプリ間結合できるのが特徴で、例えば予算アプリと実績アプリが別々で運用されている場合に、アプリ同士のデータを結合して「予実管理」が実現できるといったイメージです。

今までだったら、カスタマイズが必須だった部分をkrewDataを利用することで、エンジニアではない方でも操作できる範囲内で完結させることが可能になったのです!

私はエンジニアではありませんので、krewDataを使い始めてからkintoneがより身近に感じられるようになった気がします。

ちなみに昨年8月のブログにてグレープシティ様の訪問レポート🔗を書いております。オフィスがとっても素敵なんですよ~。

今回はkrewDataを利用した社内活用事例のお話


今日はkrewDataを利用したアーセスの社内業務についてご紹介しますね。

アーセスは現在はサイボウズ社とパートナー契約を締結しサイボウズ製品に関わるお仕事をしていますが、元々は(今も)お天気のシステムを受託開発している会社です。

こんなフローで請求書を作成していましたよ↓

アプリ構成は4つでとってもシンプル。

案件アプリ→請求アプリまではアクションでデータをコピーしながらレコードを作成。

受託開発ということもあり、細かく請求というよりも1案件分のまとまった額を請求しており、頻度が高くなく、手間もそこまでかからず、煩雑でもありませんでした。

サイボウズ社とパートナー契約を締結した後も、カスタマイズのお仕事を請け負っていましたので、従来の請求書発行方法で問題はありませんでした。

転機が訪れたのはプラグインの販売をスタートしてから

従来の請求書発行方法のままだと煩雑が出てきたのはプラグインの提供を開始してから。

時期でいうと、2017年11月に開催されたCybozu Days2017で「KOUTEI🔗」と「KANBAN🔗」をリリースした直後です。

ちなみに、翌年2018年にはKOYOMIをリリースしています。

理由は「月額」「年額」という考え方が生まれたからなんです。

今までは案件1つに対して請求書を1回発行すればよかったのですが、プラグインの月額や年額の場合は請求書を繰り返し発行する必要があるんですね。

また、お客様によっては 2つ以上のプラグインをご契約されるケースがあるので、その場合は1枚の請求書にまとめてお出ししなければならない。

その結果、こんな運用になりました。

プラグインの申し込みはFormbridge🔗で公開しているページ→プラグイン申し込みアプリにデータが登録されるようになっています。

新しく「顧客マスタ」と「契約アプリを」作成し、元々の開発案件とは切り離して情報を管理することに。

しかし・・・顧客登録と契約登録はアクションで問題なくできたのですが、請求アプリにデータを作るときに問題が。

アクション機能を利用すると新規で1レコード作成されてしまう為、お客様が複数プラグインを契約している場合、請求アプリにレコードが複数できてしまう・・・。

プラグインの契約がいくつあっても請求書は1枚にまとめて出したいのですが、レコードが分かれてしまうという状況に・・・。

kintone標準機能の限界点にぶつかったのでカスタマイズなどを検討したいところですが、その段階では、請求書アプリのサブテーブルに直接入力する方法をとっていました。

しかし、時間が経過すればするほどプラグインの契約数は増えていきますので、月末の請求書発行作業はどんどん煩雑になっていきました。

救世主 krewData現る

そんなアーセスの前に現れたのがkrewData。

2018年11月にリリースされたのを機に導入することに。

krewData導入後の請求書発行フローがこちら↓

申込アプリ→顧客マスタ、顧客マスタ→契約アプリへはアクションでレコードを作成。

その後、契約アプリ→売り上げアプリにレコードが作成されるのですが、ここは契約アプリにレコードが登録されると自動で売り上げアプリにレコードを作成、売り上げアプリにレコードが作成されると請求アプリに自動でレコード登録をする作りになっています。

この「自動」の部分を全て担ってくれているのがkrewDataです。

しかも・・・売上→請求アプリにデータを作成する際、同一顧客が複数プラグインの契約をしている場合には1レコードにまとめてくれています!

これによって、複数プラグインを1枚の請求書にまとめて出力することが可能になりました✨

※krewDataの仕様上、現在はサブ―テーブルに対応していない為、請求書アプリはサブテーブルを使わない作りにしています。

また、今まではプラグインと開発のお仕事の売上アプリを別々に運用していた為、リアルタイムで全体、課の売り上げを管理することができてなかったのですが、krewDataを利用して売上アプリに情報が更新されると案件アプリにデータが更新されるようになっています。

これによって、毎日前日までのリアルタイムの数字を把握することができるようになりました。(毎晩0時に更新処理がかかるようにしている)

krewData導入によって得られたメリット

1 月額、年額のように繰り返して請求書を発行することに対応できるしくみになった。

2 請求書を自動で作成できるようになった為、月末の処理時間が大幅に削減された。

3 契約管理アプリに正となる情報が登録されていれば、その後はレコードが自動で作成されるので、人的ミスを防げるようになった。

今後は・・・?

krewDataを導入してみて、結構色々なアプリに使えるなという印象を持ちました。

自分が運用しているアプリにも活用して、業務効率化を図っていきたいなと構想を色々練っているところです。

krewに関するブログは今回だけで終わらせるのではなく、シリーズ化して、様々な活用方法をご紹介していきたいと考えておりますので、また次回をお楽しみに🙌✨

では、今回も最後までお読みいただきありがとうございました!

また次回お会いしましょう!

プラグインで案件管理をもっと便利に!

キンスキ松井さんに描いていただきました!

こんにちは、佐藤です。

段々と春になってきましたが、仙台は雪が降る日もたまにあって、

春と冬を行き来しております⛄🌸

宮城には一目千本桜🔗と呼ばれるさくらスポットがあって、

わたしが1番好きなさくらスポットです♥

(佐藤の地元がすぐ近く)

川沿いに桜がズラーっと並んでいるので

「一目千本桜」という名前がつきました。

4月になると桜祭りが催されますので、ご興味がある方はぜひ。

今回は案件管理術についてご紹介!

kintoneの3大あるある活用業務でもある案件管理。

大切な情報が集まるだけに

標準機能では収まらないような場合も多々あるのではと思います。

今回はプラグインを利用した案件管理の活用例のご紹介です。

まずは、アプリの作成から。

今回はこんなアプリにしてみました◎

アプリ上部に取引先の基本情報を、

アプリ真ん中以降に案件の情報を登録する作りです。

今回は他のアプリで管理している見積情報や注文書、

請求書アプリの情報を

関連レコードで表示しています。

フィールドや関連レコードの数が多い場合に

悩みになるのが詳細画面が縦長になりがちということ。

今回は「タブ区切りプラグイン🔗」を使うことで

詳細画面をタブで区切って、より見やすくしています!

また、一覧画面を見やすくするため

案件管理アプリにKANBAN🔗を追加します。

KANBANは2月のバージョンアップでさらに便利になっています。

詳しくは前回の記事🔗をご覧ください🙌


一覧画面が一気に見やすくなった!

カード形式で表示しているので、

表形式よりも視覚的に各案件を見分けやすくなりましたね。

ズームするとこんな感じ↓

各案件ステータスごとに案件が何件あるかを各ステータスの上部に表示して、

(1つ目の赤く囲んだ四角)

ステータスごとの売上予算額の合計がいくらなのかを

各ステータスの下部に表示することができるようになりました。

(2つ目の赤く囲んだ四角)

カードを動かす(=案件のステータスを変更する)と

それに応じて件数や合計額が変化していきます。

また、標準機能ではレコードを縦にまたいだ集計

一覧画面上ではできないので、

KANBANを利用することで、

売上見込みを一覧画面上で把握しやすくなるというメリットがありますね♪

また、確度中、確度高、内示などのリストに絞って閲覧できますので、

ステータスの数が多くて横長になる場合にも便利に使えますね。

今回は詳細画面、一覧画面を見やすくするプラグイン2つのご紹介でした。

案件管理は日常的によく利用すると思いますので、

画面は見やすく分かりやすいのが一番です!

KANBANとタブ区切りプラグインを是非試してみたください^^

では、また次回お目にかかります😋✨

佐藤でした~!

kintone hive sendai vol.2

こんにちは、さとうです。

3月15日に仙台Rensaで開催されたkintone hive sendai vol.2に

行ってきました。

当日は150名を超える来場者で会場は満席。

今年で仙台の開催は2回目ですが、昨年よりもさらに来場者が増えているのを感じました🔥

また、hiveを楽しむために欠かせないのが、来場者の皆さんが書かれた当日のレポートです!皆さん、発表を聞きながら書いているのに、ものすごくクオリティが高い・・・!

今回は皆さんの素敵なhiveレポートをご紹介しつつ、hiveについてお伝えいたします💡

今年の会場は仙台Rensa


元々はライブハウスなどに使われているということもあり、

内装が非常に格好いい会場でした!

会場前に立ってご案内しているのはサイボウズ仙台営業所の田澤さん🙏

今年はリストバンドとナップザックが配られていました~。

hiveでしかもらえないのでレアだ。


今年の司会は仙台営業所所長の武田卓也さん!

最初にkintone hive の歩き方の説明や自己紹介がありました。

武田さん、今年はバイクで青森のねぶた祭りに行くらしいですよ!

緊張されたかと思いますが、素敵な司会でした(^_^)/

ユーザー事例

今年は6組の方が登壇されました!

・株式会社イエムラ様

・株式会社ミヤツー様

・税理士法人三部会計事務所様

・NPO法人 自閉症ピアリングセンターここねっと様

・株式会社弘前市薬剤師薬局様

・株式会社福祉のひろば様

ユーザー事例の流れは、

司会と握手 → 事例発表20分程 → インタビュー です。

司会と握手する感じが何ともカッコいいのです・・!

ユーザー事例は、アールスリーインスティテュート金春利幸さんが会場で発表を聞きながら書いたリアルタイムレポートがおススメ!

ジョイゾーさんはモーメントに当日の様子をまとめていますので、

こちらも必見ですよ!


グレープシティの菅原さんのまとめもすごく分かりやすいので、おススメ!


佐藤のイチオシ事例

私のイチオシ事例は三部会計事務所様です!

三部会計事務所様は今までAccessやExcelで行っていた業務をkintoneに乗せ換えることで、業務改善を図ったのだとか。

特にkrewsheet🔗を導入してからは、確定申告の時期に1か月かけて行っていた600件の案件がkrewsheetの一覧形式で見ることにより期限管理がしやすくなり、かなり効率化が図れたそうです。UIってすごい。

私が三部会計事務所様をおススメする理由はもう1つありまして、

「kintoneを楽しいことにも使っている」からです。

社内でおいしいお店の食べログを作っているのだそうです!


食いしん坊としては、見逃せない情報!

こういうのって社内のコミュニケーションを活性化するのにもすごくいいですよね。人数が多かったり、部署が違ったりするとなかなかお話する機会のない方ってたくさんいますし、kintone上で書き込んだり質問したりすることで、今まで距離が遠かった方ともぐっと近づける気がします^^

今年のグランプリは!?

ーーーーードラム音ーーーーーー

イエムラ様でしたーーー!

おめでとうございます!!

イエムラ様はステンレスを加工して、ドアや手すりなどを製造されています。

kintoneでは、案件の粗利率が悪いレコードを赤く表示することで目立たせ、「気付かなくて放置」を防ぐのに活用されています。

交通費申請などは社内のコミュニケーションを減らさない為にあえてシステム化せずにアナログを残しているのだそう。

イエムラさん、kintone AWARD本番でも頑張ってください・・・!!

イエムラ様の事例🔗はサイボウズ社の事例サイトに掲載されていますよ♪

最後に

kintone hiveに行くと「やっぱりkintoneっていいな~」って思いますよね。

今年は会場に行けなかった皆さんにもレポートやブログで会場の雰囲気が

伝わりますように・・・!

おまけ

お昼休みに外をお散歩していたら遭遇したのがこの方↓

キンスキ🔗松井さんでーす!(パネルしていないから「松井さん」でしょうかね!?)

この後アーセスにお越しいただきました!